如何用合併列印來印地址標籤,信封或信件抬頭?

Last Updated 2015年11月21日

  當需要打印大量的地址標籤時,如一個一個慢慢打出來,就浪費時間兼容易出錯費時失事。如果已有一個 Excel 列表,要把表內的資料印成地址標籤,Word 有一個非常好用的工具,叫作"合併列印"。"合併列印"能夠讀取 Excel 表內的資料,按你要求來排列出來。只要善加利用,可以節省大量的工作和時間。 以下為詳細教學。

第1步

第1步 : 你需要有一個Excel 檔案,內裏已完整地表列出地址的資料。或可下載這個 Excel 檔案作參考。(下載)

 

第2步

第2步 : 執行 Word 。選擇 工具 -> 信件與郵件 -> 合併列印 。

 

第3步

第3步 : 右面會要求你選擇文件的類型,這次的教學是打印地址標籤,所以選擇標籤。
如果你要印信件或信封,就選取信件或信封,操作都是大同小異,只是尺吋不同了。

 

第4步

第4步 : 點擊"標籤選項"以選擇標籤的尺吋。

 

第4步 : 這次教學所選用的尺吋是 A4標籤 1開16個的尺吋,而 Word 是有內置了這個尺吋的。只要選取 Zweckform 3486 即可。如你使用其他尺吋的 A4 標籤,則要選擇其他合適的型號。

1開16 A4 標籤就是這樣子。

 

第4步 : 按確定後,就會自動出現這尺吋的表格。然後要按右下角的"下一步:選擇收件者"

 

第5步

第5步 : 因為要從 Excel 檔案內讀取資料,所以要選擇 " 瀏覽 " 來選取這個 Excel 檔案。

 

第5步 : 選取了 Excel 檔案後,就會問你選取檔案內的表格。

 

第5步 : 選取表格後,就要列出表格內的資料。

 

第6步

第6步 : 跟著要選取要印什麼資料。所以要點擊"其他項目"

 

第6步 : 跟著會顯示 Excel 內有的欄位。這次的教學要印收件人,公司名和地址,所以要選擇name, company, address1, address2 和 address3。因為 address 有時比較長,為了斷行時較好看,所以 Excel 內有address1, address2 和 address3,用作分為 line 1, line 2 和 line3。

 

第6步 : 完成後,Word 內就會顯示所選取的欄位。就是name, company, address1, address2 和 address3。因為不是印一個地址,而是全個 Excel 內的所有地址,所以要點擊"更新所有標籤"。

 

第7步

第7步 : 差不多完成了,按"預覽標籤"

 

第7步 : 看到已完成的標籤,這時可以逐個標籤看看有沒有錯漏,作最後修正。之後就可以把標籤打印出來。

 

第 8 步

第8步 : 打印出來後就可以貼在信封上了。

 

後記

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